Funktionalität und Features
Prüfen Sie, ob die Software die Kernfunktionen wie Anlagenverwaltung, Arbeitsauftragsmanagement, präventive Wartung, Ersatzteilmanagement, Materialwirtschaft sowie Reporting und Analyse bietet.
Zusätzliche Funktionen wie mobile Zugriffsmöglichkeiten, Barcode-Scanning und Integration mit IoT-Geräten können ebenfalls wichtig sein.
Benutzerfreundlichkeit
Die Software sollte eine intuitive Benutzeroberfläche haben, die leicht zu navigieren ist, um sicherzustellen, dass sie von allen Mitarbeitern effektiv genutzt wird.
Überprüfen Sie, ob Schulungen und Support durch den Anbieter angeboten werden.
Überprüfen Sie, ob eine Hilfefunktion und Schulungsvideos in Ihrer Sprache zur Verfügung stehen.
Integration mit anderen Systemen
Die Software sollte sich nahtlos in andere bereits verwendete Systeme wie ERP-Systeme oder andere Produktionsmanagement-Systeme integrieren lassen.
Untersuchen Sie, welche Integrationstools und APIs die Software bietet, um die Kompatibilität mit Ihrer aktuellen IT-Infrastruktur zu gewährleisten.
Anpassbarkeit und Skalierbarkeit
Die Software sollte an die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassbar sein, einschließlich benutzerdefinierter Felder, Formulare und Berichte.
Außerdem soll eine Möglichkeit bestehen, die Daten für andere Systeme, wie z.B. MS-Excel zu exportieren.
Die Software sollte auch skalierbar sein, um mit den wachsenden Anforderungen Ihres Unternehmens Schritt halten zu können.
Kosten
Berücksichtigen Sie nicht nur die anfänglichen Lizenzkosten, sondern auch laufende Kosten für Wartung, Support und Updates.
Vergleichen Sie Preisstrukturen (z. B. Einmalkauf vs. Abonnement) und prüfen Sie, welche am besten zu Ihrem Budget passt.
Lizenzmodell
Prüfen Sie, welches Lizenzmodell der Anbieter vorsieht. Grundsätzlich wird zwischen „Named User“ und „Concurrent User (gleichzeitige Benutzer)“ unterschieden.
Das Lizenzmodell kann einen wesentlichen Einfluss auf die Gesamtkosten haben.
Datensicherheit und Datenschutz
Stellen Sie sicher, dass die Software robuste Sicherheitsfunktionen bietet, um Ihre Daten zu schützen, insbesondere wenn sie cloudbasiert ist.
Prüfen Sie, welche Datenschutzrichtlinien der Anbieter verfolgt und ob diese den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
Im Falle einer cloudbasierten Softwareanwendung klären Sie, wie häufig und wie lange Backups zu Verfügung stehen, und wie das Vorgehen im Falle eines Wechsels zu einem anderen Softwareanbieter aussieht.
Technischer Support und Kundendienst
Der Anbieter sollte zuverlässigen und leicht zugänglichen technischen Support anbieten. Überprüfen Sie die Verfügbarkeit des Kundendiensts und die Qualität des Supports. Stellen Sie fest, welche Kanäle für den Support zur Verfügung stehen (E-Mail, Telefon, Website).
Erfahrungen anderer Nutzer
Suchen Sie das Gespräch mit aktuellen Nutzern der Software, um Einblick in ihre Leistung und Zuverlässigkeit zu erhalten.
Berücksichtigen Sie Ihre Branche, da einige Softwarelösungen möglicherweise besser für bestimmte Branchen wie Fertigung, Gesundheitswesen oder Gastgewerbe geeignet sind.
Die Auswahl einer geeigneten Instandhaltungssoftware erfordert eine sorgfältige Abwägung dieser Faktoren, um sicherzustellen, dass die ausgewählte Lösung die betrieblichen Anforderungen effektiv unterstützt und zur Optimierung der Instandhaltungsprozesse beiträgt.
Eine kurze Auflistung der Anforderungen an die Instandhaltungssoftware und deren Abstimmung im Unternehmen hat sich in der Praxis bewährt.
Die Erstellung umfangreicher Pflichtenhefte ist nicht nur kostenintensiv, sondern auch kontraproduktiv, da sie den Blick vom wesentlichen zum unwesentlichen Lenken.